Hilfe & FAQ

Wie lege ich Mandanten an?

Gehen Sie zu Mandanten. Ist der Tresor Ihrer Kanzlei eingerichtet, klicken Sie auf „Mandant hinzufügen“ und tragen Mandantennummer (nur Ziffern, höchstens 7), Name und optional die E-Mail-Adresse ein. SteuerdokHub speichert nur die Mandantennummer; Name und E-Mail-Adresse werden in Ihrem Browser verschlüsselt im Adressbuch Ihrer Kanzlei abgelegt. Für viele Mandanten auf einmal gibt es den CSV-Import: Spalten Mandantennummer, Name, E-Mail (optional) und Steuernummer (optional), Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tabulator, UTF-8 oder Windows-1252 (wie bei DATEV-Exporten); die Zuordnung der Spalten prüfen Sie in einer Vorschau. Die Datei wird nur in Ihrem Browser gelesen. Ohne Tresor legen Sie Mandanten mit Name und E-Mail-Adresse an; der CSV-Import erwartet dann eine Zeile je Mandant mit Name und E-Mail.

Wie versende ich eine Beleganfrage?

Öffnen Sie Anfragen und erstellen Sie die Anfrage für den aktuellen Monat; pro Kalendermonat gibt es eine Anfrage. Mit Tresor öffnen Sie danach den Versand-Assistenten und erzeugen die Upload-Links. Je Mandant öffnet ein Klick eine vorbereitete E-Mail in Ihrem eigenen E-Mail-Programm (Empfänger, Betreff und persönlicher Upload-Link sind eingetragen); Sie senden sie selbst ab. Alternativ kopieren Sie den Text. SteuerdokHub verschickt in diesem Fall keine E-Mails an Ihre Mandanten und erhält keine E-Mail-Adressen. Ohne Tresor klicken Sie auf „Versand starten“: SteuerdokHub schickt dann jedem aktiven Mandanten eine E-Mail mit persönlichem Upload-Link (Betreff „Beleganforderung <Monat> – <Name Ihrer Kanzlei>“).

Was passiert, wenn ein Mandant noch nicht hochgeladen hat?

In der Anfragen-Detailansicht sehen Sie, welche Mandanten noch keine Belege hochgeladen haben. Mit Tresor erinnern Sie im Versand-Assistenten über „Erinnerung öffnen“ (wieder eine vorbereitete E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm); abgelaufene Links erneuern Sie dort mit „Abgelaufene Links erneuern“. Ohne Tresor genügt „Erinnerung senden“: SteuerdokHub schickt allen Mandanten ohne Upload eine Erinnerungs-E-Mail mit ihrem Link, abgelaufene Links werden dabei erneuert.

Wie lade ich alle Belege auf einmal herunter?

In der Anfragen-Detailansicht finden Sie die Schaltfläche „ZIP-Export herunterladen". Sie erhalten ein ZIP-Archiv mit allen Dateien der Anfrage in einem Ordner je Mandant sowie eine Index-Datei (index.csv) mit Kategorie, Eingangszeitpunkt und der beim Hochladen im Browser berechneten SHA-256-Prüfsumme (Spalte sha256_client) je Datei. Die Dateien tragen neutrale Namen (Kategorie, Datum, Kennung). Zusätzlich können Sie die Belege eines einzelnen Mandanten als ZIP herunterladen.

Was ist der Tresor und muss ich ihn einrichten?

Der Tresor enthält die Schlüssel, mit denen Dokumente für Ihre Kanzlei verschlüsselt und wieder lesbar gemacht werden. Die Schlüssel entstehen in Ihrem Browser; SteuerdokHub speichert sie nur verschlüsselt und kann sie nicht öffnen. Zur Einrichtung erzeugt Ihr Browser ein Tresor-Passwort aus sechs zufälligen Wörtern und einen Wiederherstellungscode zum Ausdrucken. Gehen beide verloren, kann niemand Ihre verschlüsselten Dokumente wieder lesbar machen, auch SteuerdokHub nicht. Wo der Tresor für Ihre Kanzlei aktiv ist, richten Sie ihn vor dem Anlegen des ersten Mandanten ein (Schaltfläche „Tresor einrichten“ oben im Dashboard).

Wie unterstützt SteuerdokHub die GoBD-Anforderungen?

Zu jeder hochgeladenen Datei wird beim Hochladen im Browser des Mandanten eine SHA-256-Prüfsumme berechnet und protokolliert. Beim Ansehen und im ZIP-Export gleicht Ihr Browser die Datei erneut damit ab und warnt bei einer Abweichung. Vorgänge wie Versand, Upload, Erinnerung, Export und AVV-Akzeptanz werden mit Zeitstempel im Prüfprotokoll festgehalten; Protokolleinträge und hochgeladene Dateien lassen sich in der Anwendung nicht ändern oder löschen. Ein GoBD-Testat gibt es nicht. SteuerdokHub ist kein Archivsystem und übernimmt keine Aufbewahrung nach § 147 AO — übernehmen Sie die Belege per ZIP-Export in Ihre eigene Ablage.

Können Mandanten auch Belege per E-Mail einschicken?

Derzeit nicht. Mandanten laden ihre Belege über den persönlichen Upload-Link hoch – ohne Konto und ohne App, direkt vom Smartphone oder PC.

Wie ändere ich die Benachrichtigungs-E-Mail für meine Kanzlei?

Gehen Sie zu Einstellungen → Kanzleiprofil und tragen Sie unter „Kontakt-E-Mail" Ihre gewünschte Adresse ein. Diese Adresse erhält die Upload-Benachrichtigungen und wird Mandanten für Rückfragen angezeigt. Ist das Feld leer, gehen die Benachrichtigungen an Ihre Anmelde-E-Mail.

Wie akzeptiere ich den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Gehen Sie zu Einstellungen → AVV, lesen Sie den Vertrag und akzeptieren Sie ihn mit einem Klick. Die Akzeptanz wird mit Datum und Uhrzeit protokolliert. Ohne akzeptierten AVV können Sie weder Mandanten anlegen noch Beleganfragen erstellen.

Gibt es eine KI-Klassifikation der Dokumente?

Derzeit nicht. Eine KI-gestützte Dokumentklassifikation ist für Kanzleien aktuell nicht freigeschaltet – es werden keine Dokumente an KI-Dienste übertragen. Die Kategorie (z. B. Eingangsrechnung, Kontoauszug) wählt der Mandant beim Hochladen; sie erscheint in der Anfrage und in der Index-Datei des ZIP-Exports.

Sehe ich, welche Belege noch fehlen?

Sie sehen pro Anfrage, welche Mandanten bereits Belege hochgeladen haben und welche noch nicht. Ob ein Mandant alle erwarteten Unterlagen geliefert hat, prüft SteuerdokHub derzeit nicht — eine Prüfung nach Dokumenttypen setzt die KI-Klassifikation voraus, die für Kanzleien aktuell nicht freigeschaltet ist.

Was ist dieser Upload-Link?

Ihre Steuerkanzlei bittet Sie, Ihre monatlichen Belege digital einzureichen. Der Link führt Sie zu einer sicheren Upload-Seite, auf der Sie Ihre Dateien hochladen können.

Brauche ich ein Konto oder eine App?

Nein. Sie brauchen weder ein Konto noch eine App. Klicken Sie einfach auf den Link in der Nachricht Ihrer Kanzlei und laden Sie Ihre Dateien direkt im Browser hoch.

Welche Dateien kann ich hochladen?

Erlaubt sind: PDF-Dokumente, JPEG- und PNG-Bilder, TIFF-Dateien sowie HEIC/HEIF-Fotos (iPhone-Aufnahmen). Maximale Dateigröße: 50 MB pro Datei.

Ist das sicher?

Ja. Die Übertragung ist verschlüsselt (HTTPS/TLS). Ihre Dateien werden bei Hetzner in Deutschland gespeichert und sind in SteuerdokHub nur für Ihre Kanzlei abrufbar.

Was passiert mit meinen Dateien?

Ihre Dateien werden in Deutschland gespeichert und sind in SteuerdokHub nur für Ihre Steuerkanzlei abrufbar. Für die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Unterlagen ist Ihre Kanzlei zuständig.

Was wenn der Link abgelaufen ist?

Upload-Links sind etwa 30 Tage gültig. Wenn Ihr Link abgelaufen ist, wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerkanzlei. Diese kann Ihnen einen neuen Link zusenden.

Ich habe aus Versehen eine falsche Datei hochgeladen. Was nun?

Wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei. Dort kann die Datei in Ihrer Akte gesehen werden. Über den Upload-Link lassen sich hochgeladene Dateien nicht löschen — Ihre Kanzlei wird die Situation einordnen.

Ich habe die E-Mail mit dem Upload-Link nicht erhalten.

Bitte prüfen Sie zuerst Ihren Spam- oder Junk-Ordner. Falls die E-Mail dort nicht zu finden ist, wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei — diese kann Ihnen den Link erneut zusenden.

Der Link funktioniert nicht oder zeigt eine Fehlermeldung.

Upload-Links sind 30 Tage gültig. Wenn Ihr Link abgelaufen ist oder eine Fehlermeldung erscheint, kontaktieren Sie bitte Ihre Steuerkanzlei. Diese kann Ihnen jederzeit einen neuen, gültigen Link zusenden.