Hilfe & FAQ

Wie lege ich Mandanten an?

Gehen Sie zu Mandanten → Neu anlegen und tragen Sie Name und E-Mail-Adresse ein. Alternativ importieren Sie eine CSV-Datei mit dem Format "Name,E-Mail" (eine Zeile pro Mandant, UTF-8-kodiert).

Wie versende ich eine Beleganfrage?

Öffnen Sie Anfragen → Anfrage für den aktuellen Monat erstellen. Klicken Sie dann auf „Versenden". Jeder aktive Mandant erhält automatisch einen persönlichen Upload-Link per E-Mail.

Was passiert, wenn ein Mandant noch nicht hochgeladen hat?

In der Anfragen-Detailansicht sehen Sie, welche Mandanten noch fehlen. Mit „Erinnern" senden Sie diesen eine Erinnerungs-E-Mail mit frischem Upload-Link — ein Klick für alle säumigen Mandanten.

Wie lade ich alle Belege auf einmal herunter?

In der Anfragen-Detailansicht finden Sie die Schaltfläche „ZIP exportieren". Sie erhalten ein strukturiertes ZIP-Archiv mit allen Dateien, aufgeteilt nach Kategorie.

Was bedeutet GoBD-konform in der Praxis?

Jede hochgeladene Datei erhält eine SHA-256-Prüfsumme, die ihre Unverändertheit beweist. Alle Vorgänge (Upload, Export, AVV-Akzeptanz) werden im Prüfprotokoll mit Zeitstempel unveränderlich gespeichert. Dateien können nicht gelöscht werden.

Können Mandanten auch Belege per E-Mail einschicken?

Ja. Wenn ein Mandant Dateien an Ihre SteuerdokHub-Eingangsadresse sendet, werden sie automatisch dem richtigen Mandanten und der laufenden Anfrage zugeordnet. Nicht zuordenbare E-Mails landen im Posteingang zur manuellen Prüfung.

Wie ändere ich die Benachrichtigungs-E-Mail für meine Kanzlei?

Gehen Sie zu Einstellungen → Kanzleiprofil und tragen Sie unter „Benachrichtigungs-E-Mail" Ihre gewünschte Adresse ein. Diese Adresse erhält alle Upload-Benachrichtigungen.

Wie akzeptiere ich den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Beim ersten Login erscheint ein Hinweisbanner. Klicken Sie auf „Jetzt akzeptieren" oder gehen Sie zu Einstellungen → AVV. Die Akzeptanz wird mit Zeitstempel dokumentiert.

Was ist dieser Upload-Link?

Ihre Steuerkanzlei bittet Sie, Ihre monatlichen Belege digital einzureichen. Der Link führt Sie zu einer sicheren Upload-Seite, auf der Sie Ihre Dateien hochladen können.

Brauche ich ein Konto oder eine App?

Nein. Sie brauchen weder ein Konto noch eine App. Klicken Sie einfach auf den Link in der E-Mail Ihrer Kanzlei und laden Sie Ihre Dateien direkt im Browser hoch.

Welche Dateien kann ich hochladen?

Erlaubt sind: PDF-Dokumente, JPEG- und PNG-Bilder, TIFF-Dateien sowie HEIC/HEIF-Fotos (iPhone-Aufnahmen). Maximale Dateigröße: 50 MB pro Datei.

Ist das sicher?

Ja. Die Übertragung ist verschlüsselt (HTTPS/TLS). Ihre Dateien werden bei Hetzner in Deutschland gespeichert, nicht weitergegeben und nur für Ihre Kanzlei zugänglich.

Was passiert mit meinen Dateien?

Ihre Dateien werden sicher gespeichert und sind nur für Ihre Steuerkanzlei zugänglich. Die Speicherung entspricht den deutschen GoBD-Anforderungen (§ 147 AO, 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht).

Was wenn der Link abgelaufen ist?

Upload-Links sind etwa 30 Tage gültig. Wenn Ihr Link abgelaufen ist, wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerkanzlei. Diese kann Ihnen einen neuen Link zusenden.

Ich habe aus Versehen eine falsche Datei hochgeladen. Was nun?

Wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei. Dort kann die Datei in Ihrer Akte gesehen werden. Eine Löschung ist aus Compliance-Gründen nicht möglich — Ihre Kanzlei wird die Situation einordnen.

Ich habe die E-Mail mit dem Upload-Link nicht erhalten.

Bitte prüfen Sie zuerst Ihren Spam- oder Junk-Ordner. Falls die E-Mail dort nicht zu finden ist, wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei — diese kann Ihnen den Link erneut zusenden.

Der Link funktioniert nicht oder zeigt eine Fehlermeldung.

Upload-Links sind 30 Tage gültig. Wenn Ihr Link abgelaufen ist oder eine Fehlermeldung erscheint, kontaktieren Sie bitte Ihre Steuerkanzlei. Diese kann Ihnen jederzeit einen neuen, gültigen Link zusenden.