Hilfe & FAQ

Wie lege ich Mandanten an?

Gehen Sie zu Mandanten → Neu anlegen und tragen Sie Name und E-Mail-Adresse ein. Alternativ importieren Sie eine CSV-Datei mit dem Format "Name,E-Mail" (eine Zeile pro Mandant, UTF-8-kodiert).

Wie versende ich eine Beleganfrage?

Öffnen Sie Anfragen → Anfrage für den aktuellen Monat erstellen. Klicken Sie dann auf „Versenden". Jeder aktive Mandant erhält automatisch einen persönlichen Upload-Link per E-Mail.

Was passiert, wenn ein Mandant noch nicht hochgeladen hat?

In der Anfragen-Detailansicht sehen Sie, welche Mandanten noch fehlen. Mit „Erinnern" senden Sie diesen eine Erinnerungs-E-Mail mit frischem Upload-Link — ein Klick für alle säumigen Mandanten.

Wie lade ich alle Belege auf einmal herunter?

In der Anfragen-Detailansicht finden Sie die Schaltfläche „ZIP exportieren". Sie erhalten ein strukturiertes ZIP-Archiv mit allen Dateien, aufgeteilt nach Kategorie.

Was bedeutet GoBD-konform in der Praxis?

Jede hochgeladene Datei erhält eine SHA-256-Prüfsumme, die ihre Unverändertheit beweist. Alle Vorgänge (Upload, Export, AVV-Akzeptanz) werden im Prüfprotokoll mit Zeitstempel unveränderlich gespeichert. Dateien können nicht gelöscht werden.

Können Mandanten auch Belege per E-Mail einschicken?

Ja. Wenn ein Mandant Dateien an Ihre SteuerdokHub-Eingangsadresse sendet, werden sie automatisch dem richtigen Mandanten und der laufenden Anfrage zugeordnet. Nicht zuordenbare E-Mails landen im Posteingang zur manuellen Prüfung.

Wie ändere ich die Benachrichtigungs-E-Mail für meine Kanzlei?

Gehen Sie zu Einstellungen → Kanzleiprofil und tragen Sie unter „Benachrichtigungs-E-Mail" Ihre gewünschte Adresse ein. Diese Adresse erhält alle Upload-Benachrichtigungen.

Wie akzeptiere ich den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Gehen Sie zu Einstellungen → AVV, lesen Sie den Vertrag und akzeptieren Sie ihn mit einem Klick. Die Akzeptanz wird mit Datum und Uhrzeit protokolliert. Der AVV muss akzeptiert werden, bevor Mandantendaten verarbeitet werden können.

Was ist KI-Klassifikation und wie aktiviere ich sie?

Die KI-Klassifikation analysiert jedes eingereichte Dokument und schlägt automatisch einen Dokumenttyp vor — zum Beispiel Eingangsrechnung, Steuerbescheid oder Lohnabrechnung. Sie bestätigen oder korrigieren jeden Vorschlag mit einem Klick. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Sie können sie unter Einstellungen → KI-Klassifikation aktivieren.

Welche Dokumenttypen erkennt die KI?

Die KI erkennt folgende Typen: Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung, Gewerbesteuerbescheid, Jahresabschluss, Kassenbon, Kontoauszug, Lohnabrechnung, Sonstiges, Steuerbescheid, USTV-Anmeldung, Vertrag. Bei unklaren Dokumenten oder niedrigem Konfidenzwert erscheint stattdessen eine manuelle Auswahlmöglichkeit.

Was bedeutet der Prozentwert beim KI-Vorschlag?

Der Prozentwert zeigt, wie sicher die KI bei ihrer Einschätzung ist. Über 90 % bedeutet hohe Konfidenz (grüne Anzeige), 70–89 % mittlere Konfidenz (gelbe Anzeige). Unter 70 % zeigt das System direkt die manuelle Auswahl an, weil die Konfidenz für einen Vorschlag nicht ausreicht. Sie können jeden Vorschlag unabhängig vom Prozentwert korrigieren.

Ist die KI-Klassifikation DSGVO-konform?

Ja. Wenn Sie die KI-Klassifikation aktivieren, wird der Dokumenttext zur Analyse an die Anthropic API übertragen. Dies ist durch den AVV Nachtrag 01 (Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln) abgedeckt, den Sie in Ihren Einstellungen herunterladen können. Das Aktivieren ist Ihre bewusste Entscheidung — die Funktion ist nicht automatisch eingeschaltet.

Was ist das Vollständigkeits-Dashboard?

Das Vollständigkeits-Dashboard zeigt Ihnen pro Mandant, ob alle erwarteten Dokumente für die aktuelle Abrechnungsperiode eingegangen sind. Fehlende Dokumenttypen werden direkt angezeigt. Grundlage sind die bestätigten KI-Klassifikationen — Dokumente ohne Klassifikation werden nicht gezählt. Sie konfigurieren einmalig, welche Dokumente pro Mandant erwartet werden (monatlich, vierteljährlich oder jährlich).

Was ist dieser Upload-Link?

Ihre Steuerkanzlei bittet Sie, Ihre monatlichen Belege digital einzureichen. Der Link führt Sie zu einer sicheren Upload-Seite, auf der Sie Ihre Dateien hochladen können.

Brauche ich ein Konto oder eine App?

Nein. Sie brauchen weder ein Konto noch eine App. Klicken Sie einfach auf den Link in der E-Mail Ihrer Kanzlei und laden Sie Ihre Dateien direkt im Browser hoch.

Welche Dateien kann ich hochladen?

Erlaubt sind: PDF-Dokumente, JPEG- und PNG-Bilder, TIFF-Dateien sowie HEIC/HEIF-Fotos (iPhone-Aufnahmen). Maximale Dateigröße: 50 MB pro Datei.

Ist das sicher?

Ja. Die Übertragung ist verschlüsselt (HTTPS/TLS). Ihre Dateien werden bei Hetzner in Deutschland gespeichert, nicht weitergegeben und nur für Ihre Kanzlei zugänglich.

Was passiert mit meinen Dateien?

Ihre Dateien werden sicher gespeichert und sind nur für Ihre Steuerkanzlei zugänglich. Die Speicherung entspricht den deutschen GoBD-Anforderungen (§ 147 AO, 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht).

Was wenn der Link abgelaufen ist?

Upload-Links sind etwa 30 Tage gültig. Wenn Ihr Link abgelaufen ist, wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerkanzlei. Diese kann Ihnen einen neuen Link zusenden.

Ich habe aus Versehen eine falsche Datei hochgeladen. Was nun?

Wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei. Dort kann die Datei in Ihrer Akte gesehen werden. Eine Löschung ist aus Compliance-Gründen nicht möglich — Ihre Kanzlei wird die Situation einordnen.

Ich habe die E-Mail mit dem Upload-Link nicht erhalten.

Bitte prüfen Sie zuerst Ihren Spam- oder Junk-Ordner. Falls die E-Mail dort nicht zu finden ist, wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei — diese kann Ihnen den Link erneut zusenden.

Der Link funktioniert nicht oder zeigt eine Fehlermeldung.

Upload-Links sind 30 Tage gültig. Wenn Ihr Link abgelaufen ist oder eine Fehlermeldung erscheint, kontaktieren Sie bitte Ihre Steuerkanzlei. Diese kann Ihnen jederzeit einen neuen, gültigen Link zusenden.