Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Eiki So
Zanivo Solutions
c/o Regus
Bei den Mühren 1
20457 Hamburg
E-Mail: hallo@steuerdokhub.de

2. Erhobene Daten und Zweck der Verarbeitung

SteuerdokHub verarbeitet folgende personenbezogene Daten:

• Kanzlei-Zugangsdaten: E-Mail-Adresse und Passwort zur Authentifizierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Mandantendaten: Name und E-Mail-Adresse der Mandanten, die von der Kanzlei eingetragen werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sowie Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
• Hochgeladene Dokumente: Steuerrelevante Belege (Rechnungen, Kontoauszüge etc.), die durch Mandanten über Upload-Links übermittelt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Prüfprotokoll: Zeitstempel und Vorgangsart (Upload, Export, Versand) werden in einem Prüfprotokoll gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).
• Nutzungsdaten: IP-Adressen und Browser-Informationen können in Server-Logs von Vercel (Hosting) für bis zu 30 Tage gespeichert werden.

3. Auftragsverarbeitung (AVV)

SteuerdokHub verarbeitet Mandantendaten im Auftrag der Kanzlei gemäß Art. 28 DSGVO. Die Kanzlei akzeptiert den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vor der Nutzung datenverarbeitender Funktionen in den Einstellungen der Plattform. Der vollständige AVV-Text ist unter steuerdokhub.de/avv abrufbar.

4. Eingesetzte Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

• Supabase Inc. (Datenbank & Authentifizierung) – Serverstandort: Frankfurt, Deutschland (AWS eu-central-1).
• Hetzner Online GmbH (Dokumentenspeicher) – Rechenzentrum: Falkenstein, Deutschland.
• Vercel Inc. (Anwendungs-Hosting, Reichweitenmessung) – Serverfunktionen in der Region Frankfurt; Anfragen werden über das weltweite Edge-Netzwerk von Vercel ausgeliefert, sodass Verbindungs- und Log-Daten auch außerhalb der EU (u. a. in den USA) verarbeitet werden können; Vercel ist EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Brevo SAS (E-Mail-Versand) – EU-Unternehmen (Frankreich). Server in der EU.
• Functional Software Inc. (Sentry) (Fehlerüberwachung) – derzeit nicht im Einsatz; es werden keine Daten übertragen.
• Stripe (Abrechnung des Abonnements) – verarbeitet Name und E-Mail-Adresse der Kanzlei ab Beginn der Testphase sowie Zahlungsdaten bei kostenpflichtiger Nutzung. Belege und Mandantendaten werden nicht an Stripe übermittelt.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Hinweis zur Support-Kommunikation: Das Support-Postfach hallo@steuerdokhub.de wird über Google Workspace (Google Ireland Ltd.) betrieben und durch eine KI-Assistenz (Anthropic PBC, USA) ausgewertet; Inhalte von E-Mails, die Sie selbst an den Support senden, können dabei verarbeitet werden. Bitte senden Sie keine Mandantennamen und keine Dokumente an den Support. Eine KI-Dokumentklassifikation ist für Kanzleien nicht freigeschaltet; es werden keine Dokumentdaten übertragen.

5. Speicherdauer

Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Vertragsende werden hochgeladene Dokumente und die übrigen Kanzleidaten nach Maßgabe von § 5 der AGB und § 7 des AVV gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. SteuerdokHub ist kein Archivsystem und übernimmt keine steuerrechtliche Aufbewahrung der Belege (§ 147 AO).

6. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an: hallo@steuerdokhub.de

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Cookies und Sitzungsdaten

SteuerdokHub verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Verwaltung von Anmeldesitzungen. Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligungsabfrage ist daher nicht erforderlich.

Auf den öffentlichen Informationsseiten nutzen wir Vercel Web Analytics, eine Reichweitenmessung ohne Cookies (aggregierte Seitenaufrufe). Upload-, Auswertungs-, Dashboard- und API-Seiten sind davon ausgenommen; Abfrageparameter werden vor der Übermittlung entfernt.

8. Datensicherheit

Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt via TLS/HTTPS. Hochgeladene Dokumente werden serverseitig in deutschem Rechenzentrum (Hetzner, Falkenstein) gespeichert. Zugriffsrechte sind durch Row-Level Security (RLS) auf Datenbankebene pro Kanzlei isoliert. Zu jeder Datei wird beim Hochladen im Browser ein SHA-256-Hash berechnet und protokolliert, mit dem sich spätere Veränderungen erkennen lassen.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen oder unser Dienst ändern. Die jeweils aktuelle Version ist unter steuerdokhub.de/datenschutz abrufbar.

Stand: Oktober 2026