Ein Gastronom mit 40 Belegen im Quartal braucht kein DUO, und Sie wollen ihm keine zweite Software zumuten. Trotzdem sollen die Belege vollständig und nachvollziehbar bei Ihnen ankommen. Vier Wege, die in der Praxis funktionieren, und wann welcher passt.
DATEV Unternehmen online (DUO) ist für Mandanten gedacht, die regelmäßig und in größerem Umfang mit der Kanzlei zusammenarbeiten. Bei einem Mandanten mit wenigen Belegen im Jahr stehen Einrichtung, Anmeldung und gegebenenfalls laufende Kosten in keinem guten Verhältnis zum Nutzen. Wie sich die Kosten im Einzelfall zusammensetzen, entnehmen Sie bitte der aktuellen DATEV-Preisliste; hier nennen wir bewusst keine Zahlen. Für den Belegeingang bleibt die Frage: Wie kommen die Belege dieser Mandanten trotzdem sauber an?
Der Mandant schickt Belege per E-Mail an eine dafür eingerichtete Adresse, die Belege landen im Belegeingang der Kanzlei. Vorteil: Der Mandant kennt den Weg und braucht keine neue Software. Nachteil: Die Einrichtung und die Anforderungen an Absender, Dateiformate und Dateigröße hängen vom jeweiligen Angebot ab. Und eine E-Mail bleibt eine E-Mail: Sie ist nur so vollständig, wie der Mandant sie schreibt. Welche Bedingungen und Kosten gelten, entnehmen Sie bitte der aktuellen Dokumentation des Anbieters.
Der Mandant gibt Belege wie bisher ab, per Post, Mail oder Messenger, und die Kanzlei erfasst sie selbst. Vorteil: Der Mandant ändert nichts. Nachteil: Der Aufwand liegt vollständig bei Ihnen, und er wächst mit jedem Mandanten, der so arbeitet. Für wenige Mandanten mit wenigen Belegen ist das oft vertretbar, bei vielen nicht mehr.
Die Kanzlei schickt dem Mandanten einen persönlichen Link. Er öffnet ihn im Browser, wählt seine Dateien aus (auch Fotos vom Smartphone) und lädt hoch. Kein Konto, kein Passwort, keine App. SteuerdokHub ist ein Werkzeug dieser Art. Es zeigt pro Monatsanfrage, wer eingereicht hat und wer fehlt, und protokolliert zu jeder Datei eine SHA-256-Prüfsumme mit Zeitstempel. Grenzen: SteuerdokHub hat keine DATEV-Schnittstelle. Die Belege übernehmen Sie per ZIP-Export mit den Originaldateien in Ihren gewohnten Prozess. Es ist kein Archivsystem und kein GoBD-zertifiziertes Produkt.
Der Mandant erhält ein eigenes Konto im Portal der Kanzlei oder eines Anbieters. Vorteil: Funktionen wie Dokumentenaustausch in beide Richtungen, Freigaben oder Rückfragen im selben System. Nachteil: Der Mandant muss sich registrieren und anmelden. Bei Mandanten, die nur wenige Male im Jahr Belege liefern, scheitert das erfahrungsgemäß häufig an genau dieser Hürde. Für Mandanten mit laufender Zusammenarbeit kann es dagegen die richtige Wahl sein.
Zum Zusammenspiel mit DATEV für Mandanten, die SmartLogin oder die App nicht nutzen: Belege für DATEV, auch von Mandanten ohne Login →
Die Wege schließen sich nicht aus. Die meisten Kanzleien fahren mehrgleisig, je nach Mandant.
Die Belegdateien liegen bei Hetzner in Falkenstein (Deutschland), die Datenbank bei Supabase in Frankfurt. Die Anwendung läuft bei Vercel (USA) mit Serverfunktionen in Frankfurt. Alle Dienstleister nennt die Datenschutzerklärung.
Ja. Den AVV nach Art. 28 DSGVO akzeptieren Sie vor der Arbeit mit Mandantendaten in den Einstellungen. Die Annahme wird mit Zeitstempel festgehalten.
Nein. Der Preis gilt für die ganze Kanzlei: 39 € im Monat oder 390 € im Jahr, jeweils zzgl. USt., ohne Mandantengrenze.
Per ZIP-Export mit den Originaldateien, geordnet nach Mandant. Eine automatische Übergabe an eine Buchhaltungssoftware gibt es nicht.
14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Die Testphase endet automatisch, ohne Abbuchung.
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